在 ChatGPT 裡處理文件、試算表與簡報

🧑‍🏫 這支影片示範用 ChatGPT 處理三種最常見的辦公室檔案：文件、試算表和簡報。它用「準備產品發表」當例子，從整理散落各處的資料開始，到分析數據、做給主管看的簡報，一路做完。平常需要把零散資訊整理成正式檔案的人，看完就知道哪些步驟可以交給 ChatGPT。

• 00:04 ChatGPT 現在可以用來處理文件（documents）、試算表（spreadsheets）與簡報（slide decks）。
  ↳ ChatGPT 現在能直接處理三種辦公室檔案：文件（documents，像 Word 那種文字檔）、試算表（spreadsheets，像 Excel 表格）、簡報（slide decks，一頁頁的投影片）。
• 00:04 示範情境：團隊準備下一次產品發表，已有發表計畫，但最新決策散落在 Slack 與最近的媒體筆記中。
  ↳ 這是很常見的狀況：發表計畫早就寫好，但後來的新決定散在 Slack（公司常用的團隊聊天工具）訊息和媒體筆記裡，計畫本身已經過時了。
• 00:04 請 ChatGPT 把這些內容整合成一份連貫的計畫，它會在文件中更新決策、負責人（owners）與計畫內容。
  ↳ 把這些零散資料交給 ChatGPT，請它合併成一份前後一致的計畫。它會直接改寫文件裡的決策、負責人（owners，指誰負責哪件事）和計畫內容。
• 00:04 可以只選取文件中的某一段，要求調整該段的重點方向，其餘內容維持不變。
  ↳ 不用整份重寫。你可以只選取其中一段，請它改變這段的重點方向，其他段落都不會動到，不怕改了一處卻弄亂整份。
• 00:04 文件可以匯出到 Google Docs，方便分享給團隊。
  ↳ 寫好的文件可以匯出到 Google Docs（Google 的線上文件，可以多人一起看、一起留言），直接把連結分享給團隊。
• 00:04 為了準備發表影片，也請 ChatGPT 深入分析過去影片的表現資料。
  ↳ 準備發表影片時，也可以把過去影片的表現數據交給 ChatGPT，請它做深入分析，而不只是粗略看一下。
• 00:34 可要求比較不同影片長度的觀眾留存率（viewer retention），以及不同形式的互動程度（engagement）。
  ↳ 可以請它比較兩件事：不同長度影片的觀眾留存率（viewer retention，觀眾看到多後面才離開），以及不同形式影片的互動程度（engagement，觀眾按讚、留言這類反應）。
• 00:34 ChatGPT 會把這些資料整理成試算表，讓團隊看出哪些做法有效。
  ↳ 分析結果會整理成試算表，數字一格一格排好，團隊可以直接比出哪種長度、哪種形式的效果比較好。
• 00:34 最後把發表計畫轉成簡報，要分享給公司主管層（leadership）。
  ↳ 最後，把發表計畫轉成簡報，拿給公司主管層（leadership，負責做決策的高層）看。
• 00:34 提供一份既有的發表簡報作為參考，ChatGPT 會沿用相同的結構與風格，產出可供團隊審閱的版本。
  ↳ 如果先給它一份以前做過的發表簡報當參考，它會照同樣的架構和風格做出新簡報。這份是讓團隊先檢查、修改的草稿，不是直接定稿。
• 00:34 透過新的 Template Creator skill，可以把這份檔案變成範本，讓 ChatGPT 日後重複使用。
  ↳ 新的 Template Creator skill（skill 可以理解成 ChatGPT 的一項專門功能）可以把這份檔案存成範本，下次做同類工作時，ChatGPT 能直接套用。
• 01:06 除了用 ChatGPT 建立試算表和 PowerPoint，也可以直接在這些檔案裡使用 ChatGPT。
  ↳ 除了請 ChatGPT 從頭做出試算表和 PowerPoint（微軟的簡報軟體），你也可以直接在這些檔案裡面使用 ChatGPT。
• 01:06 在檔案內使用適合做更有針對性的修改，並下達更具體的指示。
  ↳ 在檔案裡面用，比較適合小範圍的精準修改，例如只改某張投影片或某幾欄數字，指示也可以下得更具體。
• 01:06 總結：把需要處理的檔案指給 ChatGPT、說明需求，就能更快產出可審閱、可分享的精緻試算表、簡報與文件。
  ↳ 整個流程就是：告訴 ChatGPT 要處理哪些檔案、想要什麼結果，它就能更快做出完成度高、可以審閱和分享的文件、試算表與簡報。

影片中要把發表計畫轉成給主管層看的簡報時，示範者提供了什麼給 ChatGPT 當參考？