ChatGPT Work 入門

🧑‍🏫 這支是 OpenAI 的入門教學，示範怎麼用 ChatGPT 的 Work 模式同時讀 Gmail 和 Slack，把資料整理好並擬出回信。如果你常為了回一封信在好幾個 app 之間翻來翻去，這支教你怎麼把這件事交給 ChatGPT。

• 00:03 多數被拖延的工作並不複雜，只是資訊很分散；ChatGPT Work 能幫忙把它們整合起來。
  ↳ 很多事一直拖，不是因為難，而是資料散在好幾個地方，光找就累。ChatGPT Work（ChatGPT 裡能幫你把事情做完的模式）就是幫你把這些資料收齊。
• 00:03 Chat 與 Work 的差別：Chat 適合需要深思熟慮的回答；Work 更進一步，能從已在用的 app 帶入資訊，幫你真正完成任務。
  ↳ Chat（一般聊天模式）是你問、它答，適合需要想清楚再回答的問題。Work 多做一步，會到你平常用的 app 拿資料，把事情做完，而不只是給建議。
• 00:03 示範情境：要確認下週的團隊晚餐。餐廳的 email 在 Gmail 裡，最新人數與飲食限制則在 Slack。
  ↳ 影片情境是確認下週的團隊聚餐。餐廳寄來的信在 Gmail（Google 的電子信箱），最新人數和飲食限制在 Slack（很多公司用的團隊聊天軟體）。
• 00:33 資訊分散在收件匣和 Slack，不想為了回一封信兩邊翻找，這正是 Work 派上用場的地方。
  ↳ 平常你得先開信箱看一遍，再去 Slack 翻聊天紀錄，兩邊對照才寫得出回信。Work 就是要省掉這種來回切換、到處翻找的工夫。
• 00:33 第一步是下載 ChatGPT desktop app。Work mode 也能在網頁版 chatgpt.com 使用，但 app 比較方便和其他已開啟的東西一起操作。
  ↳ 先安裝 ChatGPT 的 desktop app（裝在電腦上的版本）。網頁版 chatgpt.com 也能用 Work，但電腦版和你其他開著的視窗一起操作比較順手。
• 00:33 下載方式：開啟下載頁面，選擇適合自己電腦的版本，再依安裝步驟完成。
  ↳ 到下載頁挑符合你電腦的版本，例如 Windows 或 Mac，再照安裝畫面一步步完成，跟裝一般軟體一樣。
• 01:03 開啟 app 後，登入想使用的 ChatGPT 帳號，就能在 Chat 和 Work 之間切換。
  ↳ 打開 app，登入你要用的 ChatGPT 帳號，就能在 Chat 和 Work 兩種模式之間切換。
• 01:03 Chat 用來問快速的問題。這個任務選 Work mode，因為要讓 ChatGPT 到 Gmail 和 Slack 找資訊，再用來擬 email。
  ↳ 判斷方式很簡單：只是問個問題就用 Chat；要它去 Gmail、Slack 找資料再幫你寫信，也就是要它跑腿做事，就選 Work mode。
• 01:03 ChatGPT 要找 email 就需要 Gmail 的存取權，這時就要用 plugins。
  ↳ ChatGPT 本來看不到你的信箱。要它幫你找信，得先讓它取得 Gmail 的存取權，這一步要靠 plugins 來完成。
• 01:35 Plugins 讓 ChatGPT 連接你已在用的 app，例如 Gmail、Slack、Calendar、Google Drive。
  ↳ Plugins（外掛）是讓 ChatGPT 連上其他 app 的功能。接上 Gmail、Slack、Calendar（行事曆）、Google Drive（雲端硬碟）之後，它才讀得到裡面的內容。
• 01:35 安裝步驟：在 sidebar 點 Plugins，搜尋 Gmail，按 Install，登入並檢視權限後再連結帳號。這個設定只需做一次。
  ↳ 在 sidebar（畫面側邊欄）點 Plugins，搜尋 Gmail，按 Install（安裝）。登入後先看 permissions（它能讀取哪些資料的權限），確認沒問題再連結。這只要設定一次。
• 01:35 另外也連接 Slack Plugin，讓 ChatGPT 能把餐廳 email 和最新團隊資訊拉到同一個地方。
  ↳ 用同樣的方式接上 Slack，ChatGPT 就能把餐廳的信和團隊的最新狀況放在一起看，不用你自己拼湊。
• 01:35 開一個新的 chat，並切換到 Work mode。
  ↳ 準備好之後開一個新對話，記得切到 Work mode，它才會去各個 app 找資料。
• 02:05 說明需求：找到那封 email、到 Slack 查最新團隊資訊、擬一封回信。資訊可以讓 ChatGPT 去收集，但寄出前仍要自己審閱草稿。
  ↳ 直接交代三件事：找到那封信、查 Slack 的最新狀況、擬一封回信。找資料可以交給它，但寄出前一定要自己看過草稿，內容對不對還是由你把關。
• 02:05 不需要寫出完美的 prompt，直接跟 ChatGPT 說你要什麼就好。
  ↳ prompt 就是你打給 ChatGPT 的指令。不用琢磨措辭或套公式，像交代同事一樣把要什麼講清楚就行。
• 02:05 執行時，ChatGPT 會到 Gmail 找餐廳 email，並到 Slack 查最新人數與飲食限制。
  ↳ 開始執行後，它會自己去 Gmail 找出餐廳的信，再到 Slack 查最新人數和飲食限制，不用你一個個點開。
• 02:05 如果它需要更多資訊或權限，會主動詢問；不需要的話，可以讓任務自己跑完，等準備好再回來看。
  ↳ 途中如果缺資料或缺權限，它會停下來問你。沒問題的話，你可以先去忙別的，等它跑完再回來看結果。
• 02:37 結果：找到餐廳 email，對方請你確認週四七點；也找到 Slack 上的最終人數與飲食需求。
  ↳ 跑完的結果：找到餐廳的信，對方請你確認週四七點；也從 Slack 找到最後確定的人數和飲食需求。
• 02:37 真正有幫助的是：它把兩個 app 的細節整合起來，並把回信準備好。
  ↳ 真正省事的不只是找到資料，而是它把兩個 app 的細節兜在一起，直接寫成一封準備好的回信，省下你整理和打字的時間。
• 02:37 審閱草稿後做了一個小修改：詢問若有空位，能否安排安靜的桌子。
  ↳ 看草稿時覺得可以再補一句，就加上「如果還有位子，能不能安排安靜一點的桌子」。初稿由它寫，微調由你來。
• 02:37 滿意後按 approve 寄出。在你同意之前，任何東西都不會送出。
  ↳ approve 是「核准」的意思。你確認草稿沒問題並按下去，信才會寄出；在你按之前，它不會自己送出任何東西。
• 03:09 Wake Pet 功能：Work 完成任務或需要你注意時，能用它輕鬆察覺，而且很可愛。
  ↳ Wake Pet 是一個提醒功能。Work 做完事或需要你回應時，靠它就能輕鬆注意到，影片也說它的樣子很可愛。
• 03:09 開啟方式：打開選單，搜尋 Wake Pet 並開啟。之後不必盯著對話等它跑，完成時會收到通知。
  ↳ 開啟方式：打開選單，搜尋 Wake Pet 並開啟。之後就不必一直盯著對話等它跑完，好了會通知你。
• 03:09 這套設定適用各種任務，例如追蹤逾期未回的 email、拉取 Slack 更新、找出開會需要的檔案。
  ↳ 這套設定不只能用在聚餐。追蹤一直沒回的信、整理 Slack 上的最新進度、找出開會要用的檔案，都能交給它。
• 03:09 真正的優勢是把 email、訊息、檔案和行事曆集中在同一個地方。
  ↳ 真正的好處是信件、訊息、檔案和行事曆可以集中在同一個地方處理，不用在好幾個 app 之間跳來跳去。

根據影片，在 ChatGPT 安裝並連結 Gmail Plugin 這件事需要做幾次？