Grok Bot Galaxy 第三天（第 21/40 段）

🧑‍🏫 這段是講者分享自己怎麼用 Grokbot 處理售後工作。Grokbot 是影片介紹的 AI 助理工具，你可以開好幾個 bot，也就是會自動幫你做事的 AI 小幫手，每個分工不同。講者先講自己最常用的六個用法和一支 bot 團隊，再現場示範開完會後，bot 怎麼把跟進工作接過去做。事情多、會議滿檔的人，很可以參考這套分工方式。

• 237:27 用法一 Morning status board：每天固定時間起床先看 Grokbot，掌握當天狀況、夜裡出的狀況、要跟誰開會、昨天說要做卻還沒做的事
  ↳ Morning status board 是早上的狀況看板。講者每天固定時間一起床就先看 Grokbot，今天有什麼事、昨晚出了什麼狀況、要跟誰開會、昨天答應了還沒做的事，一次看完。
• 237:27 用法二 Call prep：通話前 15 到 20 分鐘即時通知講者，屬於 just in time 的提醒
  ↳ Call prep 是通話前的準備。重點在提醒的時間點：它不會前一天就提醒，而是通話前 15～20 分鐘才通知，剛好是你要進會議、最需要這些資訊的時候。這就是 just in time（剛好及時）。
• 237:58 Call prep 內容：誰在通話上、對方職稱、上次聊了什麼、上次之後新推出的東西、建議可以提的話題、需要對方幫忙排除的卡點；不必自己回去翻筆記
  ↳ 它會先整理好：誰會出席、對方的職位、上次聊到哪、之後你們又推出了什麼、這次可以聊什麼、有哪些卡住的事要請對方幫忙。你就不用自己去翻舊筆記了。
• 237:58 用法三 Follow-up desk（講者最愛之一）：假設工作時間是 9 點到 5 點，其中大約 75% 在開會，會議之間的工作容易堆積
  ↳ Follow-up desk 是會後跟進的工作台，也是講者最愛的用法之一。講者的困擾是：上班 9 點到 5 點，大約四分之三的時間都在開會，會跟會之間沒空處理後續，事情就越堆越多。
• 238:33 Follow-up desk 流程：通話一結束，bot 就拿 granola notes 和逐字稿、蒐集需要的背景、起草回覆、做出可能需要的資料
  ↳ 通話一結束，bot 就拿 granola notes（會議筆記）和逐字稿，自己去找需要的背景資料，先把回覆寫好，要附的資料也先做出來。
• 239:04 bot 只負責起草，講者自己檢查後再決定要不要寄出
  ↳ 分工很清楚：bot 只負責打草稿，最後按寄出的還是講者本人。寫的時間省下來了，但對外說出去的話仍然由人把關。
• 239:04 用法四 Promise keeper：講者說過要做的事，它會一直盯著，提醒講者確實做到
  ↳ Promise keeper 是幫你守承諾的：你說過「我會做某件事」，它就記下來一直盯，直到你真的做完，免得隨口答應完就忘了。
• 239:04 用法五 Ask Watch：講者請別人做的事，對方沒回覆時，避免這件事淹沒在 email 或 Slack 裡被忘掉
  ↳ Ask Watch 盯的方向剛好相反，是你請別人做的事。對方一直沒回，它會提醒你，不讓這件事埋在一堆 email 或 Slack（公司內部聊天工具）訊息裡被忘掉。
• 239:40 用法六 Account reset：做售後、手上客戶多時，請 bot 回報某件事的最新進度，它知道講者要什麼格式，會把所有資訊完整整理回來
  ↳ Account reset 用在手上客戶很多、腦袋塞滿的時候：你問某個客戶的最新進度，它已經知道講者習慣的整理格式，會把相關資訊完整整理好交回來。
• 239:40 Account reset 開頭會先講一個太空笑話，因為講者會送出 account reset 時通常壓力有點大
  ↳ 有個小設計：它回報前會先講一個太空笑話。講者說，自己會按下 account reset，通常就是壓力有點大的時候，所以先讓人喘口氣。
• 240:16 以上是講者主要的六個用法，講者說其他還有很多用法，可以分享給現場觀眾
  ↳ 以上是講者主要的六個用法。講者說其實還有很多其他用法，可以再分享給現場的人。
• 240:16 Gus 是 chief of staff。講者只跟 Gus 對話；很多人會直接跟各個 specialist 對話，講者試過，但覺得自己太容易分心
  ↳ Gus 是 chief of staff（幕僚長，幫主管統籌事情的人）。講者只跟 Gus 對話。很多人會直接找各個 specialist（專做某件事的 bot），講者試過，但覺得自己太容易分心。
• 240:55 講者不想管理 10 個 bot 的團隊，所以讓 Gus 管 10 個，自己看當天情況只管 1 到 2 個
  ↳ 講者不想一個人管 10 個 bot，所以讓 Gus 去管這 10 個，自己每天只跟 1～2 個 bot 打交道，看當天情況決定。
• 240:55 Frankie 是負責 follow-ups 的 specialist
  ↳ Frankie 是負責 follow-ups 的 specialist，專門處理會後的跟進：回覆對方、追蹤進度這類事情。
• 240:55 Wally 了解講者的說話風格：講者把自己寫過的大量 email、Slack 訊息給它。建議設定 Grokbot 時先餵它你寫過的東西，就不用從零開始
  ↳ Wally 負責學講者的寫作風格：講者把自己寫過的大量 email 和 Slack 訊息都給它。講者建議，設定 Grokbot 時先把自己寫過的東西餵給它，它就不用從零開始摸索。
• 241:29 Wally 會依對象切換 persona：內部 Slack 很隨意，可能全小寫、加個 emoji；寫給高層就簡短、直接、正式
  ↳ Wally 會看對象切換 persona（說話的角色和口吻）：傳給公司同事就很隨興，可能全用小寫、再加個 emoji（表情符號）；寫給高層就簡短、直接、正式。
• 241:29 Trudy 是 source of truth：xAI 平台和文件很多，需要精確資訊時，由 Gus 去問 Trudy，並附上來源回報
  ↳ Trudy 是 source of truth（可信的標準答案來源）。xAI 的產品和文件很多，需要精確資訊時，Gus 會去問 Trudy，回答會附上出處，方便查證。
• 242:00 Scout 是 internal radar：xAI 新東西多，講者以前要追大約 30、40 個 Slack 頻道，外加重要的 email 更新
  ↳ Scout 是 internal radar（公司內部的雷達）。xAI 新東西推得很快，講者以前得自己追三、四十個 Slack 頻道，還要看重要的 email 更新，很吃力。
• 242:36 Scout 每天直接向講者更新有什麼新東西、需要知道什麼，附上對應 Slack 頻道的連結；所以講者說自己每天管 1 到 2 個 bot
  ↳ 現在 Scout 每天直接跟講者報告有什麼新東西、哪些需要知道，並附上對應 Slack 頻道的連結。所以講者說，自己每天實際在管的只有 1～2 個 bot。
• 242:36 Account specialist：每個客戶帳號配一個 bot（可依帳號取有趣的名字），掌握該帳號所有背景資訊
  ↳ Account specialist 就是每個客戶帳號各配一個專屬 bot，可以依客戶取個有趣的名字。它掌握這個客戶的所有背景，問它就知道前因後果。
• 243:06 建議每個帳號都建一個 account specialist，適合中小型客戶組合；若有 1,500 個帳號，大概有更好的做法
  ↳ 講者建議每個客戶都建一個，這適合手上客戶是中小數量的人。如果有 1,500 個客戶，一個一個建不實際，大概有更好的做法。
• 243:39 Grokbot 介面：左側是 bots，按右鍵可以把常用的 bot 釘選到最上方
  ↳ Grokbot 介面的左側列出所有 bot，常用的可以按右鍵，釘選到最上面，方便馬上找到。
• 244:09 Marketplace：可以取用別人做的 bot，或連接 Gmail、Google Calendar、Slack 等 plugins
  ↳ Marketplace（市集）可以拿別人做好的 bot 來用，也可以裝 plugin（外掛，讓 bot 接上其他服務），例如 Gmail、Google 日曆、Slack。
• 244:09 每個 bot 都有自己的電腦（VM），可以開 Google Chrome 操作、開 PowerPoint
  ↳ 每個 bot 都有自己的 VM（虛擬機，用軟體模擬出來的一台電腦），所以它能真的打開 Chrome 瀏覽器操作網頁，也能開 PowerPoint。
• 244:41 Teach a task：bot 在旁邊看你操作一次、記下步驟，之後就能替你重複做
  ↳ Teach a task 就是教它做事：你自己操作一次，bot 在旁邊看、把步驟記下來，之後同樣的事就能替你重複做。
• 244:41 Demo 介面左側有講者的團隊、3 個 account bots，以及一個 staff meeting
  ↳ 示範畫面的左側可以看到講者的 bot 團隊、3 個客戶專屬 bot，還有一個 staff meeting（團隊會議）。
• 245:12 Demo：請 Gus 代替講者參加 internal learnings call，結束後傳重點。講者提醒不是每個會議都讓它參加，要對它能做的事有所把關
  ↳ 講者請 Gus 代替自己去參加一場 internal learnings call（公司內部的學習分享會議），結束後傳重點回來。講者也提醒，不是每場會都該讓 bot 去，它能做什麼要自己把關。
• 245:12 這場會議是 demo 情境中公司 Flylo 的品牌更新說明
  ↳ 這場會議是示範情境裡的內容：一家叫 Flylo 的公司在說明品牌更新。
• 245:50 Gus 自行加入 Google Meet：點選介面、靜音、開鏡頭、輸入名稱，並在聊天室留言表明自己是 Blake 的 bot，會負責整理重點
  ↳ Gus 自己加入 Google Meet（Google 的視訊會議）：點選畫面、靜音、開鏡頭、輸入名字，還在聊天室留言，表明自己是 Blake 的 bot，會負責整理重點。
• 246:26 講者強調在售後工作中，post-call follow-up 很重要：要讓 bot 在你沒空的時候替你做事
  ↳ 講者強調，做售後時，post-call follow-up（通話後的跟進）很重要。bot 的價值就在你抽不出空的時候，替你把這些事做起來。
• 246:26 Demo：告訴 Gus「我跟 Harbor 的通話結束了」（Harbor 是講者的一個客戶帳號）
  ↳ 接著示範：講者告訴 Gus「我跟 Harbor 的通話結束了」。Harbor 是講者負責的一個客戶。
• 247:01 平常這一步會自動觸發，這次是為了 demo 才手動下 prompt
  ↳ 平常通話一結束，這個流程就會自動啟動。這次是為了示範，才手動下 prompt（輸入給 AI 的指令）。
• 247:01 Gus 傳來會議結果範例：做了哪些決定、新品牌素材的連結、待辦事項與負責人
  ↳ Gus 傳回會議結果：做了哪些決定、新品牌素材的連結、有哪些待辦事項，以及每件事由誰負責。
• 247:35 Gus 本身沒有其他 bot 的專業，所以他會分別傳訊給 Wally、Frankie 和 Harbor 這三個 bot 處理 follow-up 與撰寫工作
  ↳ Gus 自己沒有其他 bot 的專長，所以把工作分出去：傳訊給 Wally、Frankie 和 Harbor 的專屬 bot，分別處理跟進和撰寫。
• 247:35 很快就收到 Harbor post call pack，點一下就能看到所有需要做的事
  ↳ 很快就收到一份 Harbor post call pack（通話後整理包），點一下就能看到這通電話之後所有要做的事。
• 248:08 講者明確規定 drafts only：bot 只能起草，永遠不能自己寄出任何東西
  ↳ 講者定下 drafts only 的規定：bot 只能起草，永遠不能自己寄出任何東西。對客戶說出去的每句話，都要經過人。
• 248:08 Gmail 草稿：分別寫給 Maya 和 Priya，用講者的語氣寫（例如「Hey, Maya!」，講者自稱很愛用驚嘆號）；講者會微調後再寄出
  ↳ Gmail 裡已經有兩封草稿，分別給 Maya 和 Priya，用的是講者的口吻，例如開頭寫「Hey, Maya!」，因為講者很愛用驚嘆號。講者微調後再寄出。
• 248:08 講者說之後會再談這個流程怎麼讓系統變得更好
  ↳ 講者預告，之後會再說明這個流程怎麼讓整套系統變得更好。
• 248:44 Slack 草稿：在 post sales 帳號頻道更新負責這個帳號的 AE Alex，提到下週要跟新的 champions 開會、正在做 ROI PDF
  ↳ Slack 草稿發在這個客戶的售後頻道，告知 AE（負責成交的業務）Alex：下週要跟 Harbor 新的 champions（客戶內部支持你的關鍵人物）開會，ROI PDF 正在做。
• 248:44 三件事完成兩件；第三件是通話中客戶要的 ROI one pager（如何管理、衡量 ROI）
  ↳ 三件事完成了兩件。第三件是客戶在通話中要的 ROI one pager（一頁式說明；ROI 是投資報酬率），內容是怎麼管理、衡量投資報酬率。

講者的 bot 團隊中，Wally 負責什麼？