建立簡報、文件與範本

🧑‍🏫 這支影片示範一個很常見的麻煩：每週例會的逐字稿又長又雜，還要整理成團隊版和主管版兩份。講者用 ChatGPT 一次產出 Google 文件和簡報，再把格式存成範本，下週直接套用。如果你每週都在做會議整理，這套流程可以直接照著用。

• 00:03 情境：團隊每週開內部 AI adoption 會議，討論有用但逐字稿內容很多。講者想整理成團隊可用的格式，也想要一份能分享給主管的版本
  ↳ 團隊每週開會討論導入 AI（AI adoption）的進度，內容很有用。不過逐字稿（transcript，就是整場會議的完整文字紀錄）又長又雜，同一場會還得整理成團隊版和主管版兩種。
• 00:03 做法：用 ChatGPT Work 搭配 Google Drive，把逐字稿轉成給團隊的 Google Doc 和給主管的 slide deck，再把兩種格式存成 template，下週不用從頭開始
  ↳ ChatGPT Work 是影片示範的 ChatGPT 使用方式。講者讓它讀逐字稿，產出給團隊的 Google Doc，和給主管的 slide deck（投影片簡報）。兩種格式再存成 template（範本），下週照著套。
• 00:03 示範使用 desktop app，也可以在網頁或手機上透過 chatgpt.com 使用 ChatGPT Work
  ↳ 影片用的是電腦上安裝的應用程式（desktop app）。你在網頁或手機上打開 chatgpt.com，也能用 ChatGPT Work，不必綁在同一台電腦。
• 00:35 Plugins 能把 ChatGPT 連到自己已經在用的 app；講者已經連好 Gmail 和 Calendar
  ↳ Plugins 是用來把 ChatGPT 連到你平常在用的 app。講者已經連好 Gmail 和 Calendar（Google 行事曆），ChatGPT 就能直接使用這些 app，不用你在不同工具之間複製貼上。
• 00:35 安裝步驟：開啟 Plugins、搜尋 Google Drive、選 install、連結帳號，讓 ChatGPT 能建立真正的 Google Docs 和 slides
  ↳ Google Drive 是 Google 的雲端硬碟。連結步驟是：開 Plugins、搜尋 Google Drive、按 install、登入帳號。連好之後，ChatGPT 會直接建立真正的 Google 文件和簡報檔，不只是在對話框給你一段文字。
• 00:35 在 Work mode 開新對話並貼上逐字稿。內容有更新和決策，也有至少三段不需要放進摘要的旁支對話
  ↳ 在 Work mode（ChatGPT Work 的工作模式）開新對話，貼上逐字稿。真實會議一定會離題，這份裡就有至少三段跟主題無關的旁支對話，整理時要把它們排除在摘要外。
• 01:06 明確指定 Google Doc 的結構：executive summary、本週更新、decisions、risks and blockers、action items、open questions、next steps
  ↳ 講者直接指定文件分哪幾段：executive summary（開頭總結）、本週更新、decisions（決策）、risks and blockers（風險與卡關處）、action items（待辦事項）、open questions（未解問題）、next steps（下一步）。
• 01:06 格式要求：清楚的段落標題、簡短條列、決策用粗體、action items 做成表格
  ↳ 排版也講清楚：每段要有標題，條列寫短，決策用粗體標出，待辦做成表格。要求寫得越具體，產出就越接近你要的樣子，也比較不用來回修改。
• 01:06 逐字稿裡如果沒寫負責人（owner）或期限（deadline），ChatGPT 可以把它標註出來，不會自己猜
  ↳ 逐字稿沒寫誰負責（owner）或何時完成（deadline）時，ChatGPT 可以把這些缺口標出來，不會自己編一個名字或日期。你一看就知道哪些事還要找人確認。
• 01:38 完成的 Google Doc：決策容易找到，action items 都在表格裡，也看得出哪些問題還需要回答
  ↳ 完成的文件很好用：決策馬上找得到，待辦集中在一張表，還沒有答案的問題也列得很清楚。下次開會就知道要追哪些事。
• 01:38 以這份 Doc 為起點做主管簡報：共五張 slides，內容是最大的更新、哪些有效、哪些無效、下一步要做什麼、需要的決策
  ↳ 主管簡報不必回頭看逐字稿，直接拿整理好的文件當材料，做成五張：最大的更新、哪些有效、哪些無效、下一步要做什麼、需要做出的決策。
• 01:38 把上週自己做的簡報傳進去，讓 ChatGPT 用相同格式排版
  ↳ 為了讓簡報風格一致，講者把自己上週做的簡報丟給 ChatGPT 當樣本。它照同樣的格式排版，這週和上週的簡報看起來就是同一套。
• 02:09 兩者分工：摘要文件給團隊完整細節；簡報讓主管幾分鐘內就能吸收
  ↳ 兩份東西給不同的人看。文件給團隊，保留完整細節，方便查找。簡報給主管，只放重點，幾分鐘就能看完。同一場會議，看讀的人是誰來決定怎麼呈現。
• 02:09 輸入 template creator，請它使用這份 Google Docs 的格式；它會學習標題、格式和 action items 表格
  ↳ template creator 是把格式存成範本的功能。輸入它並指定這份 Google Doc，它會記下標題、排版和待辦表格，之後的新內容就照這個樣子產出。
• 02:40 用同樣方式把主管簡報存成範本，template creator 會學習投影片順序、版面和視覺風格，下次的主管更新就會是相同外觀
  ↳ 主管簡報也用同樣方式存成範本，這次它記下的是投影片順序、版面和視覺風格。下次的主管更新就會是同一個樣子，不用每次重新調整外觀。
• 02:40 下週流程：加入新的會議逐字稿，用 meeting summary 範本建立 Google Doc，再用「leadership」update 範本把文件轉成主管簡報
  ↳ 下週只剩三步：貼上新的逐字稿，用 meeting summary（會議摘要）範本產出 Google Doc，再用 leadership update（主管更新）範本把文件轉成簡報。
• 02:40 成果：一份清楚的文件、一份精緻的簡報，下週不用重做
  ↳ 最後的成果是一份清楚的文件和一份精緻的簡報。格式都已經存好，下週不用從頭做，換上新的逐字稿就行。

影片中，如果會議逐字稿裡沒有寫出某個待辦事項的負責人或期限，ChatGPT 會怎麼處理？