IT 管理員如何大規模管理 ChatGPT Work｜OpenAI

🧑‍🏫 這支影片示範公司的 IT 管理員怎麼用 AI 助手管理全公司的 ChatGPT。管理員不用自己翻後台、拉報表，用說話的方式就能查誰在用、花了多少錢，還能設定花費上限。如果妳公司正在導入 ChatGPT，這支影片能讓妳知道管理端看得到什麼、可以調整什麼。

• 00:03 AI 成為日常工作的一部分後，IT 管理員的角色更具策略性，要負責管理存取權限、成本，並衡量成果。
  ↳ 以前 IT 管理員多半在開帳號、修問題。現在全公司天天用 AI，他得決定誰能用、錢要花多少、用了有沒有效果，工作從維護變成規劃。
• 00:03 OpenAI 為管理員打造專用工具；新的 APIs for admins 讓管理員能在更大規模下工作。
  ↳ API 是讓程式直接跟系統溝通的管道，不必有人一頁一頁點後台。APIs for admins 是專門給管理員用的 API，人數一多，就能靠它一次查資料、改設定。
• 00:03 本影片以 ChatGPT Enterprise 為例示範實際操作。
  ↳ ChatGPT Enterprise 是給企業用的 ChatGPT 版本，由公司統一管理帳號和設定。影片拿它當實例，一步一步示範管理員實際怎麼操作。
• 00:03 第一步：建立 restricted admin key 並存放在 Keychain，讓 worker agent 能安全地使用 API。
  ↳ 先建一把 restricted admin key，也就是權限有限的管理員金鑰，存進 Keychain（電腦裡保管密碼的地方）。worker agent（替妳跑任務的 AI 助手）就能安全地使用 API。
• 00:03 接著可以直接詢問：每天哪些群組和使用者最活躍。
  ↳ 設定好之後，不用自己拉報表或寫查詢，直接用平常說話的方式問「每天哪些群組、哪些人用得最多」，就能拿到答案。
• 00:33 Work 會摘要採用程度（adoption），並顯示使用量集中在哪裡。
  ↳ Work 就是影片裡這個 worker agent。它會整理出 adoption，也就是大家實際使用 ChatGPT 的程度，並指出使用量集中在哪些人或群組。
• 00:33 這能幫管理員看出哪些團隊投入程度高，以及哪些地方可能需要更多支援。
  ↳ 用得多的團隊代表已經上手。用得少的團隊可能還不熟或卡住了，管理員看到之後，就知道該優先去哪裡安排教學或協助。
• 00:33 可進一步詢問每位使用者與每個群組的平均花費，以及哪些群組超過 workspace 平均。
  ↳ workspace 是公司在 ChatGPT Enterprise 裡被管理的整個範圍。管理員可以問 Work：每人、每個群組平均花多少錢，哪些群組比全公司平均還高。
• 00:33 Work 會標示出差異，讓管理員在成本變成問題之前就能輕鬆檢查。
  ↳ Work 會把花費偏高的群組標出來，管理員一眼就看得到異常，可以在費用失控之前先去查原因。
• 01:03 針對花費最高的群組，請 Work 建議每位使用者的每月上限，並顯示預估影響。
  ↳ 針對花最多錢的群組，可以請 Work 建議每人每月的花費上限，並先算出設了上限之後大概會有什麼影響，再決定要不要改。
• 01:03 Work 會提供清楚的建議，以及做任何變更前應考慮的背景資訊。
  ↳ Work 給建議時不會只丟一個數字，還會附上變更前應該考慮的相關資訊，讓管理員知道這個建議的來由，不是盲目照做。
• 01:03 管理員審閱後確認變更，Work 套用上限，再到 admin interface 檢查，完全掌控所有變更。
  ↳ 最後拍板的還是人。管理員看過、按下確認，Work 才會套用上限。之後再到 admin interface（管理後台介面）核對一次，確定每項變更都在掌控中。
• 01:03 ChatGPT Enterprise 讓管理員更容易看到 workspace 裡發生什麼並採取行動；影片內容只是其中幾個例子。
  ↳ 查使用量、看花費、設上限只是幾個例子。重點是 ChatGPT Enterprise 讓管理員更容易看清楚公司內部用 AI 的狀況，並且直接動手調整。
• 01:33 Work 讓日常 workspace 管理更輕鬆；APIs for administrators 則為每個 workflow 提供資料與控制功能。
  ↳ 兩者分工不同：Work 負責日常管理，用聊天就能處理；APIs for administrators 是底層，讓每個 workflow（固定的工作流程）都拿得到資料，也能控制設定。

示範中，建立 restricted admin key 之後，要把它存放在哪裡？