Claude for Word：把草稿變成完成的文件

🧑‍🏫 這支影片示範怎麼用 Claude for Word，把一份經過好幾個人改過、掛滿意見的草稿，整理成可以交給主管的定稿。它照著真實的工作順序走：先整理大家的意見，再查核數字、調整格式、刪字數、校對。每個步驟都讓你先看過、點頭才改，很適合常要收尾文件的人參考。

• 00:00 Claude for Word 把 Claude 放進 Microsoft Word 裡的一個面板，Claude 會讀完整份內容，直接在檔案裡動手做事
  ↳ Claude for Word 就是把 Claude 做成 Word 裡的一個面板。它會讀完整份文件，你不用複製貼上，它改的東西直接寫進檔案裡。
• 00:00 能做的事包括：從零寫初稿、快速修改，或整份凌亂文件的大改
  ↳ 從頭寫到最後都能幫：一片空白時幫你起草、局部快速修改，或是把一份被改得亂七八糟的文件整個重整。
• 00:00 可在 Word 網頁版、Windows 與 Mac 上使用
  ↳ 用瀏覽器開的 Word 網頁版能用，電腦上裝的 Windows 版或 Mac 版 Word 也都能用。
• 00:00 示範情境：產品發表公告今天下午要交給 VP，草稿在團隊傳過一輪，回來時有四個人留下的六則註解
  ↳ 情境很真實：公告今天下午要交給 VP（副總，主管層級）。草稿在團隊傳過一輪，回來時多了四個人寫的六則註解（寫在 Word 內文旁邊的留言）。
• 00:30 不必一則一則處理，可以先請 Claude 看全貌：摘要所有未處理的註解、誰要求什麼、彼此有沒有衝突
  ↳ 重點是先別急著一則一則改。先請 Claude 盤點：還有哪些意見沒處理、分別是誰要求什麼、有沒有人的意見互相衝突。
• 00:30 Claude 會讀每條註解串及它附加的文字，依審閱者分組整理；每一項都有連結，點下去就跳到文件中的對應位置
  ↳ Claude 會把註解底下的回覆，還有註解標住的那段文字一起讀進去，再按審閱者分組列出來。每一項都能點，一點就跳到文件裡那個位置。
• 00:30 Claude 還點出一個衝突：Priya 希望公告更短、更不技術，Daniel 則要保留整合細節
  ↳ 它還發現有兩個人要的方向相反：Priya 要更短、更白話，Daniel 要保留跟其他系統串接的細節。這種衝突自己看很容易漏掉。
• 01:02 掌握全貌後擬定計畫：先處理較直接的註解，互相衝突的那組留到後面再調和
  ↳ 看清全貌後再排順序：簡單的意見先解決，像 Priya 和 Daniel 這種要取捨的，等其他都處理完再決定怎麼調和。
• 01:02 先立規矩：請 Claude 開啟 Track Changes（追蹤修訂），並在這份文件的所有操作中保持開啟
  ↳ 動手前先請 Claude 開 Track Changes（追蹤修訂，Word 內建功能，會標出每一處增刪），而且整份文件處理完之前都不要關。
• 01:02 Claude 改變文件編輯模式前會先徵詢你，示範中點選「Allow once」；之後 Claude 的每個修改都看得到，由你決定接受或拒絕
  ↳ Claude 要切換文件的編輯模式前會先問你，示範中點的是「Allow once」（只允許這一次）。之後它改的每個字都看得到，要留要退由你決定。
• 01:34 處理 Morgan 的註解：要求數字要是公司站得住腳的，而這些數字在團隊存放於 Box 的 Early Access 成效文件裡
  ↳ Morgan 的意見是：數字要是公司站得住腳的。可靠的數字在團隊放在 Box（雲端檔案共享服務）的 Early Access（搶先試用）成效報告裡。
• 01:34 指示 Claude 到 Box 找「Rockpool 3.0 Early Access Results」文件，把貼文中每個效能和速度說法拿去比對，不符的就修正
  ↳ 做法是請 Claude 自己去 Box 找這份報告，把公告裡每一句講效能、講速度的說法都拿去跟報告比對，對不上的就改掉。
• 01:34 這些說法沒有一個關鍵字能用 Control-F 輕鬆找到
  ↳ 難的地方在於這些說法各寫各的，沒有共通的字眼，用 Control-F（Word 的「尋找」快捷鍵）搜不出來，本來只能一句一句人工檢查。
• 02:06 Claude 是依語意而非關鍵字閱讀，能把每個說法對應到數字出處；原本就正確的說法維持不動
  ↳ Claude 是看懂句子在講什麼，不是比對字眼，所以能把每個說法對回報告裡的數字。本來就正確的，它不會去動。
• 02:06 修正以卡片形式呈現，在動到文件前先顯示確切的紅線修改；你套用後，它們會以追蹤修訂的形式寫入文件
  ↳ 修改會先用卡片顯示 redline（紅線，標出刪掉和新增的字），你確認後才套用。套用後會變成文件裡的追蹤修訂，之後還能再審一次。
• 02:06 「What's new in Rockpool 3.0」段落的編號清單中途從 1 重新開始，因為有人昨天插入了一項更新
  ↳ 另一個常見的小毛病：「What's new」段落的編號清單，因為有人昨天插了一項，編號到一半又從 1 開始。
• 02:38 產品負責人直接從規格文件貼了一張表格進來
  ↳ 還有產品負責人直接從規格文件（內部描述功能細節的文件）整張表格貼進來，跟公告的寫法格格不入。
• 02:38 向 Claude 描述你要的最終樣子：編號改成連續 1 到 5；表格改成每條不超過 20 字的條列；刪掉狀態欄；條列完成後刪除表格；其他都不要動
  ↳ 關鍵是把「最後要長什麼樣子」講清楚：編號連續 1 到 5、表格改成每條 20 字內的條列、刪掉狀態欄、改完就刪表格，而且明講其他地方不要動。
• 02:38 Claude 完成修正，連續編號和新的條列都以紅線修改呈現
  ↳ Claude 照指示改完，連續的編號和新的條列都用紅線標出來，一眼就看得出動了哪裡。
• 03:08 新條列內容正確，但仍是產品團隊的內部用語，這正好牽涉到 Priya 與 Daniel 註解之間的矛盾，於是當下就處理
  ↳ 條列內容雖然正確，用的卻都是產品團隊內部的說法。這剛好就是 Priya 和 Daniel 爭的點，所以直接在這裡一起處理。
• 03:08 因為文件對象是非技術背景的客戶，你決定以 Priya 的意見為優先：更短、更不技術
  ↳ 取捨要看誰會讀：讀者是不懂技術的客戶，所以你決定照 Priya 的方向，寫得更短、更白話。這個判斷是你做的，不是 Claude。
• 03:08 選取新的條列，請 Claude 改寫成客戶的語言、先講讀者能得到什麼、拿掉版本號和內部功能名稱
  ↳ 選取這幾條條列，請 Claude 改成客戶聽得懂的話，先講客戶能得到什麼，並拿掉版本號和內部的功能名稱。
• 03:39 改寫結果以一疊審閱卡片呈現，每個條列一張；展開每則建議下方的分頁可以查看 Claude 的推理
  ↳ 改寫結果是一疊審閱卡片，一條條列一張。每張下方有分頁可以展開，看 Claude 為什麼這樣改，幫你判斷要不要採用。
• 03:39 你自己修改了 guest access 那條，加上「Currently in beta」
  ↳ 不一定全交給 Claude：guest access（訪客存取，讓外部人員也能使用）那條，你自己加上「Currently in beta」（目前為測試版）。
• 03:39 紅線越堆越多，請 Claude 接受已處理完的修改；接受是永久性的，所以 Claude 會先徵詢你，你允許後修改才被接受
  ↳ 紅線太多會看到眼花，所以請 Claude 把已經確認的修改接受掉。接受之後就是永久的，所以 Claude 會先問你，你允許了才執行。
• 04:09 接著處理 Priya 的另一個要求：長度。指示要壓在 1,000 字以內、只刪必要的量，客戶引言與上市日期不能動，從背景段落開始刪（多數讀者已知道 Rockpool 是什麼）
  ↳ 接著處理 Priya 嫌太長的問題：壓到 1,000 字以內、只刪必要的量，客戶引言和上市日期不能動，先從大家早就知道的背景介紹刪起。
• 04:09 Claude 以卡片提出刪減建議，其中一處刪過頭了
  ↳ Claude 用卡片提出刪減建議，但其中一處刪過頭了。這就是為什麼每個修改都要先經過你看。
• 04:09 你告訴 Claude：背景可以刪，但要保留「9,000 個團隊與 Fortune 500」那句，因為那是 VP 要的社會認同（social proof）
  ↳ 你補充：背景可以刪，但「9,000 個團隊與 Fortune 500（美國財星五百大企業）」這句要留，因為那是 VP 要的 social proof（社會認同，用「很多人在用」增加說服力）。
• 04:41 請 Claude 把那句移進開頭段落；Claude 重新提出刪減版本、把這句寫進開頭，你接受後，畫面底部字數降到 1,000 以下
  ↳ 再請它把這句搬到開頭段落。Claude 重新提出一版刪減、把這句寫進開頭，你接受後，畫面底部的字數降到 1,000 以下。
• 04:41 最後一輪是校對：錯字、重複的字，以及多人編輯同一份文件時常出現的小失誤
  ↳ 最後一輪是校對：抓錯字、重複的字，還有好幾個人輪流改同一份文件時常留下的小失誤。
• 04:41 Claude for Word 有內建 skills，專門處理這種可重複的任務
  ↳ Claude for Word 內建了一些 skills（技能：把固定任務的做法事先打包好，一叫出來就照同樣標準做），專門處理這種每次都要重複做的事。
• 05:12 也可以在 Claude 帳號中自建 skill，例如「/brand-guidelines」，用來依公司風格規範檢查每份文件
  ↳ 你也可以在自己的 Claude 帳號裡建 skill，例如「/brand-guidelines」（品牌規範），讓每份文件都照公司的用詞和風格規定檢查一遍。
• 05:12 在面板中輸入斜線（/）就會列出這些 skills
  ↳ 要用的時候在面板輸入斜線「/」，可以用的 skills 就會列出來讓你挑。
• 05:12 選擇 copy edit skill：專注於拼字、文法、標點與一致性
  ↳ 這次選的是 copy edit skill（文字校對技能），專門抓拼字、文法、標點，以及前後用法有沒有一致。
• 05:12 Claude 抓出錯誤，例如上市資訊段落重複的「at」、整合段落用錯的「their」等，一次全部修掉
  ↳ Claude 抓到像上市資訊段落多打一次的「at」、整合段落用錯的「their」這類錯誤，一次全部修掉。
• 05:12 文件內容已正確，但仍掛著刪減和校對留下的紅線
  ↳ 到這一步內容已經正確了，只是文件上還掛著刪減和校對留下的一堆紅線，看起來還不像定稿。
• 05:45 因為每個修改都已逐一審閱過，最後指示：接受所有追蹤修訂、持續進行到沒有修訂為止，並保留註解串讓團隊看到改了什麼
  ↳ 因為每個修改都審過了，最後一次下指令：接受所有追蹤修訂、清到一條都不剩，但註解串要留著，讓團隊知道改了什麼。
• 05:45 Claude 會再確認一次；若底下又冒出另一層修訂，Claude 會再問你，並持續處理到全部清完
  ↳ Claude 動手前會再跟你確認一次。如果清完一層，底下又冒出另一層修訂，它會再問你，一路處理到全部清乾淨。
• 05:45 成果：說法都是公司站得住腳的，功能介紹也是寫給實際讀者（客戶）看的
  ↳ 成果：數字都有出處、公司站得住腳；功能介紹也從內部術語改成真正寫給客戶看的話。
• 06:19 Claude for Word 已推出，屬於 Claude for Microsoft 365 的一部分，可在 Microsoft AppSource marketplace 取得
  ↳ Claude for Word 已經推出，屬於 Claude for Microsoft 365（Claude 接進微軟辦公軟體的系列產品），可以在 Microsoft AppSource（微軟官方的外掛商店）取得。
• 06:19 所有付費 Claude 方案都包含：Pro、Max、Team、Enterprise
  ↳ 只要是付費的 Claude 方案都能用：個人的 Pro、Max，還有給團隊和企業用的 Team、Enterprise。
• 06:19 整體流程：Claude 幫你掌握全貌、擬定計畫，再和你一起逐步完成修改
  ↳ 整套流程的精神是：先讓 Claude 幫你看清全貌、排好計畫，再由你把關，跟它一步一步改完，而不是丟給它一次全包。

影片中，使用者請 Claude 「接受所有追蹤修訂」時，對註解串下了什麼指示？