用 Codex 更快準備業務會議 ☕ Buy me a coffee

🧑‍🏫 這支是 OpenAI 的示範影片。業務要準備一場客戶會議，從查行事曆、讀客戶資料、做會前文件、通知同事、寫信，到更新業務系統，全部交給 Codex（OpenAI 的 AI 助理，能幫你操作各種工作工具）在同一個對話裡完成。就算你不是業務，也能看到 AI 怎麼一次串起好幾個你平常要來回切換的工具。

• 00:00 因為即將有一場客戶會議，先請 Codex 查看 Google Calendar，列出與會者（attendees）與議程（agenda）
  ↳ 會前第一步是搞清楚誰會來、要談什麼。請 Codex 打開 Google Calendar（Google 行事曆），列出 attendees（參加者名單）和 agenda（會議議程）。
• 00:00 Codex 會在行事曆中搜尋，找出看起來相關的資訊，回傳議程以及需要事先準備的事項
  ↳ 你不用指定是哪一場會，Codex 會自己在行事曆裡找出相關的那場。它除了交出議程，也會提醒你開會前該先準備哪些東西。
• 00:00 接著請 Codex 到 Salesforce 找這位客戶的其他背景資訊，例如 account details、opportunities、open tickets 等需要檢視的內容
  ↳ Salesforce 是管客戶與生意的系統，從這裡查 account details（客戶基本資料）、opportunities（商機）、open tickets（還沒結案的問題單）。
• 00:30 Codex 使用 Salesforce plugin，從 Salesforce 的各個 objects 收集資訊，整理成會前需要的摘要
  ↳ plugin 是讓 Codex 連進外部系統的外掛。它用 Salesforce plugin 從各個 objects（系統裡不同類型的資料）抓資料，自己整理成會前摘要。
• 00:30 再用 Google Drive plugin 把內容做成 Google 文件，文件包含 executive summary、需要知道的事項、可能要問的問題
  ↳ 再用 Google Drive plugin 把摘要做成 Google 文件，裡面有 executive summary（一眼看懂的重點總結）、該知道的事，還有可以問客戶的問題。
• 01:04 點開文件檢視這份 artifact：資訊都放進去了，但想調整格式、改善標題讓它更好讀
  ↳ artifact 指 AI 做出來、可以打開來看的成品，這裡就是那份文件。內容都有放進去，但版面不好讀、標題不夠清楚，想再整理一下。
• 01:04 Codex 會直接在 Google Drive 裡幫忙完成這些格式修改
  ↳ 改格式不用自己動手。直接跟 Codex 說要怎麼改，它就在 Google Drive 的那份文件上改好，你不必複製出來再貼回去。
• 01:04 明天還有其他同事要一起開會，因此請 Codex 發一則附有 meeting brief 連結的 Slack 訊息，讓大家事先準備
  ↳ Slack 是公司內部的聊天工具。明天還有同事一起開會，所以請 Codex 在 Slack 傳訊息，附上 meeting brief（會前資料）的連結，讓大家先讀。
• 01:34 Codex 會找到該使用者、撰寫 Slack 訊息並送出；畫面上可看到訊息標示為 sent using ChatGPT
  ↳ Codex 自己找到要傳的同事、寫好訊息後直接送出。訊息上會標「sent using ChatGPT」，收到的人看得出這則是透過 ChatGPT 發的。
• 01:34 接著為 attendee 名單上的所有人撰寫 email，讓他們也知道明天要談什麼
  ↳ 除了同事，也要讓參加者名單上的每個人收到 email，讓他們事先知道明天要談哪些事，開會時不用從頭講起。
• 02:07 Codex 使用 Gmail connector 起草 email，使用者可以之後檢閱，準備好再自行寄出
  ↳ connector 是讓 Codex 接上某個服務的連接器，這裡接的是 Gmail。它只先寫成草稿，不會自動寄出，你看過、改好，再自己按寄出。
• 02:07 為了讓 Salesforce 上 opportunity 的 next steps 保持最新，請 Codex 更新該 opportunity record 的 next step，且是在同一個 Codex 對話串中完成
  ↳ next step 是商機紀錄上「下一步要做什麼」的欄位。請 Codex 更新它，而且在同一個 thread（同一串對話）裡完成，不用另外開 Salesforce。
• 02:07 接著直接在 Codex 裡做完整的 pipeline review
  ↳ pipeline 是手上所有生意的總清單，用來看每一筆談到哪個階段。影片直接在 Codex 裡把整個 pipeline 從頭檢查一遍，不用切去別的系統。
• 02:40 Codex 會把所有 deals 顯示在一個介面中，可以用對話方式互動，並拉出整個 pipeline 與所有 deals 的資訊
  ↳ deals 就是一筆一筆正在談的生意。Codex 把它們全部放在同一個畫面上，你用講話的方式問，它就幫你拉出整體狀況和每一筆的細節。
• 02:40 只要跟 Codex 說，它就會篩選出想看的 deals，完全不用自己操作介面；例子是篩選出特定的 Acme opportunities
  ↳ 想看哪幾筆，直接說就好，不用自己點篩選、拉選單。影片的例子是只挑出跟 Acme 這家客戶有關的商機。
• 02:40 也可以請它修改系統中的欄位，例如 forecast categories、amounts、next steps
  ↳ 也能請它直接改資料，例如 forecast category（預估這筆會不會成交的分類）、amount（金額）、next step。用講的就能更新欄位。
• 03:10 這些修改也會同步寫回 Salesforce
  ↳ 這些修改不只改在 Codex 的畫面上，而是真的寫回 Salesforce。同事打開 Salesforce 看到的也是新資料，兩邊不會對不上。
• 03:10 重點：在單一 Codex thread 中就能操作多個不同系統，大幅簡化業務人員準備會議的流程
  ↳ 整支影片的重點：查行事曆、看客戶資料、做文件、通知同事、寫信、更新商機，全都在同一串對話完成，業務不用在五個系統之間跳來跳去。

影片中 Codex 處理給與會者的 email 時，是怎麼做的？