如何用 ChatGPT Work 準備客戶會議｜教學 ☕ Buy me a coffee

🧑‍🏫 這支是 OpenAI 業務 Alex 親自示範，怎麼用 ChatGPT 裡的 Work 模式，把客戶會議前的準備和會後的整理交給 AI 處理。很多人花在開會前後的時間比開會本身還多，這支影片用五個步驟教你把這段時間拿回來。

• 00:05 和客戶通話前，ChatGPT Work 會先幫講者準備好一份參考資料
  ↳ ChatGPT Work 是在 ChatGPT 裡選 Work 來用的模式，專門幫你處理工作上的事。開會前，它會先把這個客戶的相關資料整理成一份參考文件，你不用自己到處翻。
• 00:05 通話結束後，它會把對話整理成筆記、跟進 email，以及 CRM 的建議更新，交給講者審閱
  ↳ CRM 是公司用來記錄客戶資料和往來進度的系統。通話後，它會把聊天內容變成筆記和回信草稿，也會建議 CRM 要改哪裡，但這些都先交給你看，不會直接送出。
• 00:05 這些工作以前要花半天，現在講者可以把這段時間拿來和客戶合作
  ↳ 重點是時間拿去做什麼：以前埋頭整理資料要花半天，現在這些時間可以真的拿去跟客戶討論、一起解決問題。
• 00:05 講者 Alex 在 OpenAI 業務部門工作；以前每通客戶電話都要花好幾個小時做準備和跟進
  ↳ Alex 是 OpenAI 的業務，他遇到的狀況很常見：一通電話本身不長，但會前查資料、會後寫紀錄和回信，加起來常常要好幾個小時。
• 00:05 影片要示範如何用五個步驟，把大部分這類工作交給 ChatGPT 處理
  ↳ 影片的主軸是一套五步驟流程，目標是把「大部分」重複性的準備和跟進交給 ChatGPT，不是全部丟給它，最後還是要你來判斷。
• 00:35 步驟一：進入 ChatGPT 並選擇 Work，也可以在桌面應用程式中操作
  ↳ 第一步很簡單：打開 ChatGPT，選 Work 就能開始。如果你習慣用電腦上安裝的 ChatGPT 桌面版，一樣可以操作。
• 00:35 步驟二：連接存有客戶資訊的工具，包括 Calendar、Gmail、Slack、Gong、Google Drive、Salesforce
  ↳ 第二步是讓它讀得到你的資料：行事曆、Gmail、團隊聊天用的 Slack、Google 雲端硬碟，還有 Gong、Salesforce 這類存客戶資料的業務工具。接上之後它才找得到資訊。
• 00:35 步驟三：告訴 ChatGPT 每次會議前需要什麼，例如帳戶歷史、待解決問題、關鍵人物
  ↳ 第三步是講清楚你要什麼。account history（帳戶歷史）就是你和這個客戶過去的往來紀錄，再加上還沒解決的問題和對方的關鍵人物，它每次都會照這份清單準備。
• 00:35 外出時可以用手機口述，更新參考資料、簡報和 CRM，而且格式會保持一致
  ↳ 不在電腦前也能用：拿手機用講的，就能更新參考資料、簡報和 CRM 紀錄。而且格式會跟平常一樣，不會因為你隨口講講就變得亂七八糟。
• 00:35 口述範例：請 ChatGPT 在路上時打開即將開會的帳戶資訊，方便自己閱讀
  ↳ 例如你在趕去客戶公司的路上，對手機說「幫我打開等一下要開會的那個客戶資料」，就能邊走邊看，到現場前先做好功課。
• 01:05 步驟四：說明通話後要做的事：建立筆記、準備跟進 email、提出系統更新建議、找出團隊的下一步
  ↳ 第四步是交代會後要做什麼：做會議筆記、準備 follow-up email（依通話內容寫的會後跟進信）、建議系統要更新哪些地方，並列出團隊接下來的工作。
• 01:05 步驟五（最後）：客戶訊息和重要變更在送出前，由自己審閱並核准
  ↳ 最後一步是把關：要寄給客戶的信，還有系統裡的重要變更，都要你自己看過、核准之後才會送出。對外說什麼、改什麼，決定權在你手上。
• 01:05 會議前，ChatGPT 會蒐集帳戶背景，為內部邀請中的所有參與者製作一份會前參考資料
  ↳ 開會前，它會蒐集客戶背景，而且不只準備給你一個人，會替內部會議邀請裡的每位同事各做一份參考資料，讓大家進會議時手上的資訊一致。
• 01:05 結果是花較少時間管理流程，把更多時間專注在客戶身上
  ↳ 結論是：流程上的雜事交給 ChatGPT 處理，你把心力放在客戶本人身上，這才是業務最該花時間的地方。

依影片，五個步驟的最後一步是什麼？